CleverReach Alternative

Varianten für einen DSGVO konformen Newsletter-Versand

Für alle, die für den Newsletter-Versand kein externes Tool nutzen möchten, hat Hirschfrau eine alternative Lösung ausgebrütet.

 

Damit das Vorgehen für eine grosse Zielgruppe praktikabel ist, beschreibe ich hier nur die Variante ohne Personalisierung. (D.h. alle EmpfängerInnen erhalten den gleichen Newsletter, ohne persönliche Anrede.) Wem das fügt, lese weiter; wer CleverReach getestet hat und ein alternatives Tool sucht, dem empfehle ich SendinBlue oder Rapidmail (beide ebenfalls DSGVO konform).

Bastel-Anleitung für hausgemachte Newsletter

1. Anmeldeformular auf der Website erstellen

1.a Button-Variante

Falls du einen Website-Editor verwendest, bei dem das Formular-Widget nicht individualisiert werden kann (z.B. bei Jimdo Dolphin), gibt es einen eleganten Trick. Klicke auf den Button und schau', was passiert:

Begeistert? Na hoffentlich! Jetzt möchtest du bestimmt wissen, wie das geht.

Rufe die Website des Mail-Link Generators auf und gibt deine Daten ein:

Nachdem du auf "Generate Link" geklickt hast, werden zwei QR-Codes angezeigt und darunter der Link, den du für deinen Anmeldebutton benötigst.

Kopiere nun den Link zwischen den Gänsefüsschen und füge ihn bei einem Button auf deiner Website ein:

Ansicht in Jimdo Dolphin

Ansicht in Jimdo Creator

1.b Formular-Variante

Falls sich das Formular-Widget auf deiner Website individuell gestalten lässt (z.B. im Jimdo Creator), kannst du es für die Newsletter-Anmeldung nutzen. Der Vorteil beim Formular ist, dass du verschiedene Interessen abfragen kannst.

Jimdo Creator Formular für Anmeldung Newsletter

Auf der Website sind wir nun fertig. Damit du "ready" bist, wenn du den ersten Newsletter versenden möchtest, bereitest du am besten gleich alles vor.

Falls du "Google Individual" oder "Google Workspace Business Standard" nutzt, kannst du die nächsten Punkte überspringen und stattdessen gemäss den folgenden Anleitungen vorgehen:

Newsletter-Vorlage erstellen

Empfängerliste erstellen / Newsletter versenden 

2. Label im E-Mail Programm anlegen oder Tabelle für die Empfängerliste erstellen

Überprüfe, ob du in deinem E-Mail Account Labels anlegen kannst. Falls ja, dann erstelle für deine Empfängergruppe/n ein Label (z.B. "Newsletter Sommersale"). Sobald eine Anmeldung eintrifft, erfasst du die E-Mail Adresse als neuen Kontakt und weist ihr das entsprechenden Label zu.

 

Falls du in deinem E-Mail Programm kein Label anlegen kannst, mit dem du die E-Mail Adressen deiner Newsletter-AbonnentInnen organisieren kannst, dann musst du sie in einer Tabelle (z.B. Excel) auf deinem Computer speichern. Wichtig ist, dass die Zeilen nummeriert sind.

Hinweis: Da das Limit an maximalen Empfängern pro E-Mail bei jedem Anbieter unterschiedlich ist, solltest du dich vorgängig über das Limit deines Anbieters informieren. Wenn deine Kontakte die maximale Anzahl erreicht haben, musst du den Newsletter in zwei Tranchen versenden. Falls du die Kontakte in deinem E-Mail Account pflegst, legst du einfach mehrere Label an (z.B. "Newsletter 1", "Newsletter 2", etc.). Falls du die Kontakte in einer Tabelle auf deinem Computer pflegst, kopierst du pro Versand die maximal zulässige Anzahl Adressen. (Deshalb brauchst du eine nummerierte Liste.)

3. Newsletter-Vorlage kreieren

Da du einige Angaben in jedem Newsletter benötigst (deine Adresse, den Link zur Datenschutzerklärung auf deiner Website und einen Abmeldelink), erstellst du dir am besten eine Vorlage. Falls du in deinem Programm keine Vorlagen erstellen kannst, speicherst du deinen Newsletter einfach als Entwurf.

In der kostenlosen Version von Gmail können Vorlagen wie folgt erstellt werden:

Gmail Vorlage erstellen

Bestimmt fragst du dich jetzt, wie du Bilder in deine E-Mail kriegst, ohne dass sie bei den EmpfängerInnen als Anhang ankommen. Hier hilft ein kleiner Trick und dieser heisst "Signatur".  Erstelle eine Signatur mit dem Namen deines Newsletters und lade dein Bild hier hoch. Füge die Signatur nun in deine Vorlage ein und kopiere das Bild an die gewünschte Stelle. (Falls du mehrere Bilder in deinen Newsletter einfügen möchtest, musst du alle in die selbe Signatur laden.)

Am Ende des Newsletters fügst du dein Impressum ein sowie den Link zur Datenschutzerklärung auf deiner Website. (Diese solltest du aktualisieren und um den Punkt "Newsletter" ergänzen.)

Was fehlt noch auf deiner Newslettervorlage? Natürlich der Abmeldelink! Diesen kannst du ebenfalls mit dem link-to-mail Generator erstellen. Anschliessend kopierst du wieder alles innerhalb der Gänsefüsschen und hinterlegst den Link nicht als Mail-Link, sondern als Weblink. Das Ergebnis sieht dann so aus: "Hier kannst du dich vom Newsletter abmelden.

Link-to-mail Link in E-Mail einfügen

4. Newsletter versenden

Öffne deine vorbereitete Newsletter-Vorlage und füge ins Feld "An" deine eigene E-Mail Adresse ein. Die Empfänger deines Newsletters müssen zwingend ins Feld "BCC"! (Auf diese Weise sehen alle Empfänger nur deine Adresse.)

 

Falls du die Empfänger in deinem E-Mail Account unter einem speziellen Label gespeichert hast, kannst du alle E-Mail Adressen mit einem einzigen Wisch ins "BCC" Feld einfügen. (Wie das geht, musst du selber raustüfteln, denn das Vorgehen ist bei jedem Anbieter unterschiedlich.)

 

Falls du die Empfänger in einer Tabelle auf deinem Computer gespeichert hast, markierst du mit der Maus die maximal zulässige Anzahl an E-Mail Adressen pro Versand, kopierst diese und fügst sie ins "BCC" Feld deines Newsletters ein.

 

Ready? Herzklopfen? Nochmals alles genau durchlesen und senden!

5. Bestätigung von An- / Abmeldungen automatisieren

Das ein- und auspflegen in deinen Kontakten muss du von Hand erledigen; die Bestätigung der An- und Abmeldungen kannst du jedoch automatisieren, indem du "Regeln" erstellst. (Dies sollte bei jedem E-Mail Programm möglich sein.)

Newsletter-Demo

Damit du begutachten kannst, wie professionell so ein hausgemachter Newsletter daherkommt, habe ich eine Demo erstellt. Falls du dich anmeldest, kriegst du eine automatische Anmeldebestätigung. Einige Zeit später (in der Regel gleichentags) sende ich dir einen Demo-Newsletter. Wenn du auf den Abmeldelink klickst, erhältst du eine automatische Bestätigung für die Abmeldung.

(Für die Demo führe ich natürlich keine Empfängerliste. Solltest du dich nicht abmelden, erhältst du keine weiteren Newsletter.)


Falls du bei der Erstellung deines hausgemachten Newsletters Hilfe benötigst, dann kontaktiere mich bitte über den Support.




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